Hóa đơn là gì? Nội dung chi tiết của hóa đơn?

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải thường xuyên sử dụng hóa đơn để lưu thông tin. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về hóa đơn. Dưới đây là cách hiểu về hóa đơn là gì và hình thức hóa đơn.

Khái niệm và phân loại hóa đơn     

Hóa đơn là gì?                                                             

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật (theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

 Khi lập hóa đơn phải có các nội dung sau:

– Tên loại hóa đơn;

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;

– Tên liên hóa đơn;

– Số thứ tự hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn;

– Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Lưu ý: Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.

PHÂN LOẠI HÓA ĐƠN

                                                 

Theo khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) hóa đơn bao gồm các loại sau:

  1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

  1. Hóa đơn bán hàng:  Hóa đơn bán hàng được dùng cho các đối tượng sau:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Ví dụ: Doanh nghiệp A là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

  1. Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: làloại chứng từ do đơnvị dự trữ bán hàng dự trữ quốc gia lập và thực hiện ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định. Cụ thể hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia sẽ được trích từ Thông tư 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử
  1.  Hóa đơn khác gồm: Tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
  1.  Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

HÌNH THỨ HÓA ĐƠN

Hiện nay, hóa đơn được thể hiện dưới 03 hình thức sau:

1. Hóa đơn tự in

Theo thông tư 39/2014/TT-BTT, hóa đơn tự in là hóa đơn do các tố chứ kinh doanh tự in ra trên các thiết bị  tin học, máy tính tiền hoặc các  loại  máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

a)    Đối tượng sử dụng hóa đơn tự in

Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định, đối tượng được tạo hóa đơn tự in bao gồm:

Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn kể từ khi có mã số thuế

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao

– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

– Doanh nghiệp, ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng.

Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/6/2014 có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng.

Đây là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

– Đã được cấp mã số thuế

– Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

– Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế

– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng trong vòng 365 ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước

– Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.

b)    Hồ sơ tạo hóa đơn tự in 

Trước khi tiến hành in hóa đơn và phát hành hóa đơn, đơn vị kế toán phải lập hồ sơ hóa in và nộp lên cơ quan Thuế. Hồ sơ tạo hóa đơn tự in bao gồm:

– Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in

– Quyết định áp dụng hoá đơn tự in

– Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế

– Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân

– Bản sao Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp

– CMND của người đứng đầu tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh

– Giấy chứng nhận đăng ký khai thuế theo phương pháp khấu trừ bản chính và bản sao

2.  Hóa đơn đặt in:

  • Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
  • Việc áp dụng hóa đơn đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP như thế nào? Kể từ khi ban hành, đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp thắc mắc. Trong phạm vi hiệu lực của Nghị định này, một số quy định về hóa đơn do cơ quan thuế đặt in đã được quy định cụ thể, rõ ràng. Các vấn đề về đối tượng sử dụng, áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in sẽ được hướng dẫn chi tiết.

a)      Đối tượng sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in

Căn cứ theo Điều 23, Mục 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đặt in hóa đơn để bán cho các đối tượng:

  • Đối tượng được quy định tại Khoản 1, Điều 14 Nghị định này trong trường hợp không giao dịch điện tử với cơ quan thuế, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử để chuyển dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại Khoản 2, Điều 20 Nghị định này.

b)  Mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế như thế nào?

Theo Khoản 1, Điều 24 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế cần nộp đơn đề nghị mua hóa đơn kèm theo các giấy tờ:
– Chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân còn thời hạn sử dụng của người mua hóa đơn hợp pháp.
– Văn bản cam kết (sử dụng Mẫu số 02/CK-HĐG) Phụ lục IA ban hành theo Nghị định này). Nội dung cần có các nội dung:

  • Địa chỉ kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
  • Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
  • Giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế.
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
  • Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc quyết định thành lập.

c)      Xử lý trong trường hợp không tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in

Theo Điều 25 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không tiếp tục sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế cần lưu ý:

  • Nếu được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.
  • Cơ quan thuế cần thông báo về giá trị sử dụng của các hóa đơn mà doanh nghiệp chưa lập trong trường hợp này.
  • Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 của Nghị định này

d)     Xử lý hóa đơn đặt in trước thời điểm hiệu lực của Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm trước ngày 1/7/2022, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn đặt in thì tiếp tục được sử dụng hóa đơn đặt in.

Nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này hoặc Nghị định 119/2019/NĐ-CP, trường hợp cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ, tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in thì cần thực hiện gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng với tờ khai thuế GTGT.

e)      Hướng dẫn sử dụng hóa đơn với các doanh nghiệp mới thành lập

Theo khoản 2, điều 60 ND 123/2020/NĐ-CP, từ ngày nghị định được ban hành đến 30/6/2020,  nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kịn doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh cần thực hiện theo yêu cầu. Nếu chưa đáp ứng các yêu cầu về hạn tầng công nghệ, tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in cần thực hiện gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA bàn hành kèm theo Nghị định này cùng  với tờ khai thuế GTGT

Lưu ý: Các hóa đơn đặt in, tự in được phát hành và sử dụng theo đúng Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP, Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì vẫn được sử dụng đến trước ngày 1/7/2022 theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế số 38/QH14/2019 ngày 13/6/2019 của Quốc hội.

3. Hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử gồm 02 loại:

– Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

– Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

a) Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi , lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

b)Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử ( soạn thảo theo mẫu số 1)

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế

Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

Kể từ 1/7/2022, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với các loại hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, doanh nghiệp áp dụng quy định về xử lý chuyển tiếp hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử tại Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Tuy thời hạn bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử đã có sự điều chỉnh nhưng Tổng cục Thuế vẫn khuyến khích doanh nghiệp sớm áp dụng hóa đơn điện tử nhằm tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, đáp ứng các yêu cầu thực tiễn và xu hướng phát triển của doanh nghiệp hiện nay.

 

Trên đây là cách hiểu về hóa đơn là gì và phân loại, hình thức hóa đơn

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Call Now Button