Phân biệt đóng dấu chữ ký, giáp lai và dấu treo theo quy định

Con dấu pháp nhân được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam và có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, có rất nhiều người thắc mắc cách phân biệt đóng dấu chữ ký, dấu giáp lai và dấu treo. Bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách đóng dấu giáp lai dấu chữ ký và dấu treo theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Đóng dấu chữ ký 

Hiện tại chúng ta không có quy định nào về con dấu chữ ký. Việc sử dụng và làm dấu chữ ký là tự do bất cứ ai cũng có thể làm được mà không cần phải có giấy tờ chứng minh. Vậy dấu chữ ký là gì?

đóng dấu chữ ký

Con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu được hiểu đơn giản là con dấu được khắc ra và có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu đó. Nó thường được đặt hàng khắc lên đó họ và tên của một người nào đó. 

Dấu chữ ký  không phải là chữ ký tươi hay là chữ ký trực tiếp. Chúng thường được sử dụng với mục đích tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc. 

Vậy câu hỏi được đặt ra là con dấu chữ ký có giá trị pháp lý không? 

Xét về nguyên tắc: chữ ký phải được ký bằng bút mực và ký trực tiếp lên chính giấy tờ hoặc văn bản đó. Trừ các trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép theo quy định của pháp luật.

dấu chữ ký có giá trị pháp lý không

Dựa vào khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015 đã có quy định: chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai và có đủ chữ ký theo chức danh. Tuyệt đối không được ký chữ bằng bút đỏ hoặc đóng dấu chữ ký đã khắc sẵn. Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư vấn đề “văn bản gốc” là văn bản được hoàn chỉnh thể thức và nội dung, được cơ quan tổ chức ban hành và đặc biệt là có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 

Vậy, chúng ta có thể kết luận được rằng con dấu chữ ký khắc sẵn không được pháp luật công nhận và không có giá trị về pháp lý. Việc xử phạt hành chính chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán đối với việc ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn.

Sử dụng con dấu chữ ký cần phải lưu ý gì:

Sử dụng con dấu chữ ký cần lưu ý gì

  • Tại điểm D khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán. Đối với việc sử dụng con dấu khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán sẽ bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng. 
  • Dấu chữ ký chỉ nên dùng trong phạm vi nội bộ của doanh nghiệp tránh trường hợp bị từ chối giao dịch từ các đơn vị bên ngoài.
  •  Bạn không nên tự ý đưa con dấu chữ ký cho người khác sử dụng không đúng mục đích. Bạn cần có văn bản ủy quyền cho trường hợp này.

Đóng dấu giáp lai

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Dấu giáp lai là con dấu được dùng để đóng lề trái hoặc nền phải của tài liệu bằng 2 trở lên. Mục đích để cho tất cả các tờ văn bản đều có thông tin của con dấu. Điều này có thể đảm bảo tính xác thực của chứng từ giấy tờ và ngăn chặn thay đổi nội dung tài liệu làm sai lệch thông tin. 

Người đứng đầu cơ quan tổ chức sẽ quy định về việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy.

Mỗi dấu đóng tối đa được 5 tờ văn bản.

đóng dấu giáp lai

Về tính pháp lý của đóng dấu giáp lai là như thế nào?

Tại khoản 2, Điều 13 của TT 01/2011 / TT-BNV có quy định: Đối với văn bản giấy tờ hợp đồng có 2 tờ trở lên cần đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai mỗi đóng tối đa được 5 tờ văn bản in 1 mặt và 9 tờ văn bản in 2 mặt.

Dấu giáp lai hợp lệ phải được đóng ở giữa cạnh phải văn bản. Đối với trường hợp hợp đồng của công ty có nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu các bên trong phần cuối của hợp đồng thì còn có thêm dấu giáp lai của tất cả các bên (trường hợp họ đều sử dụng con dấu của riêng mình). Dấu giáp lai lúc này phải được đóng trên tất cả các tờ để đảm bảo được độ xác thực về thông tin và tránh bị đánh tráo.

Lưu ý khi sử dụng dấu giáp lai

  • Không được giao con dấu cho người khác khi chưa có văn bản cho phép của người có thẩm quyền.
  • Không đóng dấu khống chỉ
  • Bạn phải tự tay đóng dấu vào các văn bản và giấy tờ của cơ quan tổ chức nếu bạn là người có thẩm quyền.
  • Không được đóng trước khi có chữ ký của người có thẩm quyền…

Đóng dấu treo

Dấu treo được hiểu là loại dấu quan trọng của công ty, chúng được sử dụng để đóng lên các loại văn bản, thường là đóng ở trang đầu tiên. Đóng dấu treo cũng cần tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Đây cũng là cách để xét duyệt văn bản. Một văn bản được đóng dấu treo có nghĩa là nó đã được chấp nhận và thông qua.

đóng dấu treo

Tính pháp lý của dấu treo

Theo điều 26, khoản 3 tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định,“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định & dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.”

Về tính pháp lý của dấu treo được đóng trên văn bản chỉ mang tính thông báo chứ không mang tính pháp lý. Chúng chỉ khẳng định văn bản và phụ lục được đóng dấu treo đó là 1 bộ phận của văn bản chính mà thôi.

Lưu ý khi đóng dấu treo

Cũng tương tự như các điều cần chú ý khi đóng dấu giáp lai:

  • Không được tự ý giao con dấu cho người khác khi chưa có văn bản cho phép của người có thẩm quyền.
  • Không đóng dấu khống chỉ
  • Bạn phải tự tay đóng dấu vào các văn bản và giấy tờ của cơ quan tổ chức nếu bạn là người có thẩm quyền.
  • Không được đóng trước khi có chữ ký của người có thẩm quyền…

Bài viết trên là nội dung giúp bạn phân biệt được các loại dấu. Hy vọng thông qua đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn về chúng và thực hiện đóng dấu theo đúng quy chuẩn của pháp luật. Nếu cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc muốn tìm hiểu về dịch vụ của chúng tôi, bạn có thể truy cập giaiphapdoanhnghiep.com.vn. Chúng tôi rất vui khi được phục vụ bạn.

Xem thêm

Công ty hợp danh là gì? Các đặc điểm của công ty hợp danh

Những điểm đặc trưng cơ bản của công ty cổ phần mà bạn nên biết

Thoái vốn là gì? Ứng phó với thoái vốn một cách thông minh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Call Now Button